DNA Call

Kun yrityksen puhelut kulkevat useamman ihmisen kautta, pienet käytännön asiat ratkaisevat: kuka vastaa, mihin puhelu siirtyy ja miten soittaja löytää oikean yhteyden. DNA Call on DNA Oyj:n maksuton yrityskäyttöön suunnattu sovellus, jonka kiinnostavin tehtävä ei ole korvata kaikkia viestipalveluja vaan auttaa yrityksen yhteystietojen, tavoitettavuuden ja puheluiden ohjauksen hallinnassa. Näen siinä hyötyä etenkin silloin, kun työpuhelut kuuluvat tavalliseen työpäivään mutta oma työ ei tapahdu aina saman pöydän ääressä.

Yrityksen puhelut käytännössä

Arjessa sovelluksen arvoa kannattaa arvioida kysymällä, helpottaako se juuri niitä tilanteita, joissa asiakkaan soittoon pitää reagoida tai puhelu ohjata eteenpäin. Esimerkiksi pienessä yrityksessä yksi henkilö voi hoitaa asiakaskyselyitä aamupäivällä ja toinen myöhemmin. Kun tavoitettavuuteen liittyvät valinnat ovat yhdessä paikassa, vastuun vaihtuminen voi olla selkeämpää kuin silloin, kun käytössä on vain puhelimen tavallinen yhteystietonäkymä ja työntekijöiden keskinäiset viestit.

Yksi realistinen käyttötilanne on yrittäjä, joka käy päivän aikana toimistolla, asiakkaan luona ja välillä liikkeellä. Jos hän ei voi vastata jokaisessa tilanteessa itse, puheluiden ohjaus voi auttaa järjestämään, kuka tavoittaa soittajan seuraavaksi. Käytännön hyöty syntyy kuitenkin vasta siitä, että yrityksessä sovitaan etukäteen, kuka vastaa missäkin tilanteessa. Sovellus ei itsessään ratkaise epäselvää työnjakoa, mutta se voi tukea sovittua toimintatapaa.

Minusta tämä on tärkeä ero moniin tuttuihin viestisovelluksiin verrattuna. Kuluttajille suunnatut palvelut ovat hyviä viestittelyssä, videopuheluissa ja ryhmäkeskusteluissa, mutta ne eivät automaattisesti vastaa yrityksen tarpeeseen järjestää puheluiden reititystä tai pitää yrityksen tavoitettavuuteen liittyviä tietoja koossa. DNA Callia kannattaa siis tarkastella ennen kaikkea yrityspuhelujen työkaluna, ei yleisenä kanavana ystäville ja perheelle.

Kenelle siitä on eniten hyötyä?

Sovellus sopii parhaiten yrityksen käyttöön silloin, kun puheluita tulee asiakkailta ja niiden käsittelyyn osallistuu useampi henkilö tai tavoitettavuuden järjestämiseen tarvitaan tavallista puhelinluetteloa enemmän huomiota. Myös yksinyrittäjä voi hyötyä siitä, jos hän haluaa hallita työpuheluiden tavoitettavuutta erillään muusta arjesta. Hyöty ei silti ole automaattinen: jos yrityksellä on vähän puheluita ja yksi henkilö vastaa niihin aina itse, erillisen sovelluksen käyttö voi tuntua ylimääräiseltä työvaiheelta.

En valitsisi tätä ensisijaisesti ihmiselle, joka etsii sovellusta videopuheluihin, tuttavien kanssa viestittelyyn tai yhteisöjen rakentamiseen. Yrityskäyttöön suunnattu luonne on olennainen, ja käyttötarve kannattaa suhteuttaa siihen. Jos asiakkaat ottavat yhteyttä lähinnä sähköpostilla tai verkkopalvelun kautta, puheluiden hallintaan keskittyvä työkalu ei välttämättä muuta päivittäistä työtä kovinkaan paljon.

Ennen käyttöönottoa miettisin myös, miten yrityksen puhelut kulkevat jo nyt. Jos käytössä on selkeä ja toimivaksi koettu puhelinvaihde tai muu yrityksen puheluratkaisu, uuden sovelluksen arvo riippuu siitä, täydentääkö se nykyistä tapaa vai tekeekö se samoja asioita rinnakkain. Jos taas soittoihin vastaaminen on hajautunutta ja vastuun siirtyminen epäselvää, tavoitettavuuden hallintaan keskittyvä sovellus voi olla järkevä kokeilu.

Toimiva rutiini ennen kiireistä päivää

Hyödyllinen tapa käyttää puheluiden ohjausta on tarkistaa päivän tavoitettavuus ennen kuin kalenteri täyttyy. Jos tiedossa on asiakastapaaminen, huoltotyö tai muu jakso, jolloin omaan puhelimeen vastaaminen ei onnistu, vastuun voi suunnitella etukäteen sen sijaan, että asia ratkaistaan vasta vastaamattoman puhelun jälkeen. Tämä ei vaadi monimutkaista prosessia: tärkeintä on, että yrityksessä tiedetään, kenelle puhelu silloin kuuluu ja miten yhteydenotto käsitellään.

Toinen käytännön vinkki on sopia selkeästi, milloin ohjausta muutetaan ja kuka sen tekee. Pienessä tiimissä muutaman ihmisen yhteinen käytäntö voi riittää, mutta ilman sovittua vastuuta kaksi työntekijää saattaa olettaa toisen hoitavan asian. Tällöin sovellus voi näyttää hallinnan välineeltä, vaikka todellinen ongelma on toimintatavassa. Minusta hyvä käyttöönotto alkaa juuri tästä: sovitaan ensin yrityksen oma puhelurutiini, ja vasta sen jälkeen päätetään, miten sovellus tukee sitä.

Myös yhteystietojen ajantasaisuus kannattaa ottaa osaksi rutiinia. Yrityksen yhteydenottoihin liittyvät tiedot ovat hyödyllisiä vain, jos ne vastaavat nykyistä toimintaa. Kun työntekijän vastuu muuttuu tai yhteyshenkilö vaihtuu, päivityksen lykkääminen voi aiheuttaa turhaa kiertelyä. DNA Callin tehtävänkuvan perusteella yhteystietojen hallinta liittyy samaan kokonaisuuteen kuin tavoitettavuus, joten niiden tarkistaminen esimerkiksi työnjaon muutosten yhteydessä on järkevä tapa välttää vanhoihin tietoihin nojaamista.

Mitä sovellus korvaa ja mitä ei?

Puhelimen oma yhteystietosovellus on usein riittävä, kun kyse on henkilökohtaisista nimistä ja numeroista. Se ei kuitenkaan ole sama asia kuin yrityksen tavoitettavuuden järjestäminen. Viestisovellus puolestaan sopii nopeaan sisäiseen sopimiseen, mutta keskusteluun jäänyt viesti ei välttämättä ole luotettava tapa varmistaa, kuka vastaa asiakkaan soittoon. DNA Call asettuu näiden väliin yrityksen puheluiden ja yhteystietojen hallintaan liittyvänä vaihtoehtona.

Perinteisempi yrityksen puhelinvaihde voi olla parempi, jos yrityksellä on laaja tai tarkasti määritelty puhelinpalvelu, useita käsittelyvaiheita tai tarve järjestää puheluliikenne osana muuta järjestelmää. En pitäisi mobiilisovellusta automaattisena korvaajana kaikille tällaisille ratkaisuille. Pienemmälle yritykselle kevyt tapa hallita tavoitettavuutta voi kuitenkin olla luontevampi kuin laajemman järjestelmän käyttöönotto, jos tarpeet ovat yksinkertaiset ja sovellus sopii yrityksen nykyiseen puhelinratkaisuun.

Valintaan vaikuttaa myös se, miten työntekijät haluavat hoitaa puhelunsa. Jos yrityksen yhteinen käytäntö perustuu siihen, että kaikki soittavat aina suoraan tietylle henkilölle, ohjauksen hallinnan hyöty voi jäädä vähäiseksi. Jos taas asiakkaan pitäisi saada yhteys yritykseen myös silloin, kun ensimmäinen henkilö on varattu, tehtävään tarkoitettu työkalu voi tuoda rakennetta. Olennaista ei ole sovellusten määrä vaan se, vähentääkö tämä vaihtoehto väliin putoavia yhteydenottoja ja epäselvyyttä.

Käyttökokemus ja rajat

Yrityssovelluksessa helppous tarkoittaa minulle ennen kaikkea sitä, ettei tavallisen työpäivän keskellä tarvitse arvailla, mistä tavoitettavuuteen liittyvä asia löytyy. DNA Callin nimi ja yrityskäyttöön liittyvä tehtävä tekevät sen roolista melko selkeän. Silti hyödyllisyys riippuu siitä, miten sovellus sopii yrityksen käytössä olevaan puhelinratkaisuun ja miten helposti henkilöstö omaksuu yhteiset toimintatavat. Pelkkä selkeä käyttötarkoitus ei vielä takaa, että työ sujuu paremmin.

Uutta sovellusta arvioidessa kannattaa erottaa toisistaan käyttöliittymän helppous ja koko järjestelyn helppous. Vaikka sovelluksessa olisi vaivatonta tehdä valinta, yrityksen täytyy silti tietää, mikä valinta on oikea. Jos puheluiden ohjaamisesta ei ole sovittu tai yhteystiedot ovat vanhentuneet, sovelluksen käyttäminen voi tuoda yhden uuden paikan tarkistettavaksi ratkaisematta varsinaista pulmaa. Siksi suosittelen aloittamaan pienestä: valitkaa yksi selkeä tilanne, jossa tavoitettavuus on aiemmin aiheuttanut vaivaa, ja katsokaa, helpottaako sovellus juuri sitä.

Myös työntekijöiden puhelimen käyttö ja työroolit vaikuttavat kokemukseen. Jos työpäivän aikana vaihdetaan tehtävästä toiseen, on hyödyllistä, että yrityksessä on sovittu, milloin työpuheluihin vastataan ja milloin ne siirtyvät toiselle henkilölle. Jos työntekijät taas eivät tiedä, kenen vastuulla yhteydenotot ovat, sovellus ei yksin tee vastuista näkyviä. Tämä on käytännön rajoite, joka liittyy yrityksen omaan toimintamalliin eikä välttämättä sovelluksen tekniseen toimintaan.

Versio ja kehityksen arviointi

DNA Callin nykyinen versio on 2.12.1, ja sovellus julkaistiin 22.1.2017. Nämä tiedot kertovat, että kyseessä ei ole uusi kokeilu, vaan sovellus on ollut olemassa jo pitkään ja sitä on päivitetty nykyiseen versioon asti. En kuitenkaan päättele versionumerosta yksin, mitä ominaisuuksia on lisätty tai miten jokin yksittäinen työvaihe on muuttunut. Versio kertoo nykyisestä julkaisusta, mutta käyttäjän kannattaa arvioida sovellusta sen tämänhetkisen toimivuuden ja oman tarpeensa perusteella.

Pitkään käytössä olleessa yritystyökalussa jatkuvuus voi olla nykyisille käyttäjille tärkeää: puhelurutiinit ja henkilöstön osaaminen ovat saattaneet rakentua sovelluksen ympärille. Uudelle käyttäjälle ikä ei puolestaan ole tae siitä, että sovellus sopii tämän päivän työtapaan. Minusta järkevä kysymys ei ole, kuinka kauan sovellus on ollut saatavilla, vaan pystyykö yritys hoitamaan sillä ne tavoitettavuuden tilanteet, joita se oikeasti kohtaa.

Jos olet jo käyttänyt DNA Callia, arvioi muutosta omien rutiiniesi kautta. Toimiiko nykyinen työnjako edelleen? Löytävätkö työntekijät yhteystiedot ja puheluiden ohjaukseen liittyvät valinnat silloin, kun niitä tarvitaan? Jos vastaus on myönteinen, tuttu työkalu voi olla arvokkaampi kuin uusi ratkaisu, jonka käyttöönotto vaatisi kaikkien käytäntöjen muuttamista. Jos taas työ on muuttunut, esimerkiksi yhteydenottojen käsittelyyn osallistuu nyt useampi ihminen, vanha tapa voi vaatia uudenlaista järjestelyä riippumatta siitä, päivitetäänkö sovellusta vai ei.

Arvio ennen käyttöönottoa

Yrityssovelluksen käytännön soveltuvuutta ei kannata päätellä pelkästään siitä, että se vaikuttaa sopivan oikeaan käyttötarkoitukseen. Ennen kuin yritys sitoutuu muuttamaan puhelurutiinejaan, sen kannattaa kokeilla tavallisia tilanteita: miten yhteystiedot pidetään ajan tasalla, kuka huolehtii tavoitettavuuden muutoksista ja mitä tapahtuu, kun ensisijainen vastaaja ei voi ottaa puhelua. Näihin kysymyksiin yrityksen täytyy saada itselleen toimiva vastaus.

Toinen huomio liittyy henkilöstöön. Jos vain yksi työntekijä tuntee sovelluksen käytön, hänestä voi helposti tulla arjen pullonkaula. Käyttöönotossa kannattaa varmistaa, että kaikki tehtävään osallistuvat ymmärtävät yhteisen tavan toimia ja tietävät, milloin ohjausta muutetaan. Näin yritys ei nojaa yhden ihmisen muistiin tai siihen, että joku ehtii aina vastata kollegan kysymyksiin kiireen keskellä.

Kolmas harkinnan paikka on yksityisten ja työasioiden erottaminen. Työpuheluiden järjestelyssä on hyödyllistä miettiä, millä laitteilla ja millä yhteystiedoilla yrityksen asioita hoidetaan. En tekisi oletuksia sovelluksen asetuksista tai tietojen käsittelystä pelkän käyttötarkoituksen perusteella; yrityksen kannattaa tutustua käyttöön liittyviin käytäntöihin ja varmistaa, että ne sopivat sen omiin tarpeisiin. Tämä on erityisen tärkeää, jos puhelujen käsittelyyn osallistuu useita työntekijöitä.

Yhteensopivuus, hinta ja käyttäjäarviot

Sovellus on ilmainen, sen ikäraja on PEGI 3 ja Android-laitteessa vähimmäisvaatimus on versio 7.0. Näistä käytännön tiedoista vähimmäiskäyttöjärjestelmä on tärkein, jos yrityksessä on vanhempia puhelimia: tarkista laitteen ohjelmistoversio ennen kuin suunnittelet käyttöönottoa kaikille. Ilmainen lataus madaltaa kokeilun kynnystä, mutta se ei yksin kerro, millaisia muita ehtoja tai yrityksen puhelinpalveluun liittyviä järjestelyjä käyttö edellyttää. Siksi selvittäisin sopivuuden nykyiseen ratkaisuun ennen kuin muutan yrityksen tavoitettavuuden käytäntöjä.

DNA Callilla on yli kymmenen tuhatta asennusta, sen keskiarvo on 3,1 yhteensä 54 arviosta, ja siitä on kirjoitettu 22 arvostelua. Lukuihin kannattaa suhtautua mittarina, ei lopullisena tuomiona. Arviot voivat auttaa huomaamaan, että käyttäjäkokemukset ovat olennainen osa valintaa, mutta yrityksen oma tarve ratkaisee enemmän: sovellus voi sopia hyvin yhteen puhelutyöhön ja tuntua turhalta toiseen. Jos yritykselle tärkeä toiminto ei ole selkeä kokeilussa, en sivuuttaisi sitä vain siksi, että sovelluksen käyttötarkoitus vaikuttaa paperilla oikealta.

Jos mietit, sopiiko sovellus omaan puhelimeesi, tarkista ensin käyttöjärjestelmävaatimus ja se, miten yrityksesi puhelut on järjestetty. Jos kysymys on siitä, korvaako se viestisovelluksen, vastaus riippuu tarpeesta: se on suunnattu yrityksen yhteystietoihin, tavoitettavuuteen ja puheluiden ohjaukseen, kun taas viestipalvelun vahvuus on keskustelussa. Jos taas mietit, kannattaako nykyisen käyttäjän vaihtaa toiseen ratkaisuun, vertaa ensin nykyisiä puhelurutiineja uuteen vaihtoehtoon. Älä vaihda vain vaihtamisen vuoksi, mutta älä myöskään jatka tuttua tapaa, jos puhelut jäävät toistuvasti väärän henkilön vastuulle.

Mitä kehitykseltä kannattaa odottaa?

Nykyisen version perusteella voi sanoa, missä julkaisussa sovellus on nyt, mutta tulevia ominaisuuksia tai muutoksia ei kannata olettaa etukäteen. Käyttäjänä seuraisin ennen kaikkea sitä, pysyvätkö yhteystietojen hallinta ja tavoitettavuuden järjestely yrityksen muuttuvien tarpeiden mukana. Jos yrityksen toimintatapa laajenee, myös puheluiden käsittelyyn liittyvät vaatimukset voivat muuttua. Tällöin ratkaisevaa on, vastaako sovellus nykyistä tarvetta eikä se, millaisia uusia toimintoja ehkä myöhemmin tulee.

Jos harkitset käyttöönottoa, voit tehdä päätöksestä konkreettisen kirjaamalla ylös yhden tai kaksi puhelutilannetta, jotka haluat saada sujumaan paremmin. Seuraa kokeilussa, löytyvätkö oikeat yhteystiedot, ymmärtääkö tiimi vastuunjaon ja väheneekö tarve selvittää jälkikäteen, kuka hoiti yhteydenoton. Tämä on hyödyllisempi arviointitapa kuin yleinen vaikutelma siitä, että sovellus tuntuu modernilta tai yksinkertaiselta. Samalla näet, onko kyseessä yrityksellesi sopiva työkalu vai olisiko tavallinen puhelinratkaisu tai laajempi järjestelmä parempi.

Kenelle valinta lopulta sopii?

Oma suositukseni on varovaisen myönteinen yritykselle, jolla on selkeä tarve hallita puheluiden ohjausta ja pitää tavoitettavuuteen liittyvät yhteystiedot järjestyksessä. DNA Oyj:n maksuttomana yrityssovelluksena DNA Call on helppo ottaa harkintaan, jos käytössä oleva Android-laite täyttää vähimmäisvaatimuksen ja yrityksen puhelukäytäntö sopii sen tehtävään. Se ei silti ole yleinen viestintäpalvelu eikä automaattinen ratkaisu laajaan puhelinpalveluun.

Jos olet yksinyrittäjä, jolla on vähän puheluita ja selkeä tapa vastata niihin, voit hyvin pärjätä ilman erillistä työkalua. Jos taas asiakaspuhelut jakautuvat usean ihmisen kesken tai tavoitettavuuden järjestely aiheuttaa päivittäistä säätöä, sovellus voi olla kokeilemisen arvoinen. Ratkaiseva mittari on lopulta yksinkertainen: helpottaako se soittajan päätymistä oikealle ihmiselle silloin, kun ensimmäinen vastaaja ei ole käytettävissä?

Helppokäyttöisyys ja esteettisyys

DNA Callin käyttöliittymä on yksinkertainen mutta tyylikäs. Värimaailma on rauhoittava, ja painikkeet ovat selkeitä ja helppokäyttöisiä. Jos olet kuin minä, arvostat varmasti sitä, ettei sovellus ole täynnä turhaa sälää, joka vie huomion pois pääasiallisesta tehtävästä – yhteydenpidosta rakkaisiin.

Monipuoliset viestintämahdollisuudet

Yksi hienoimmista asioista tässä sovelluksessa on sen tarjoamat erilaiset viestintämahdollisuudet. Voit soittaa äänipuheluja, videopuheluja tai lähettää pikaviestejä – kaikki samassa paikassa. Tämä tekee siitä erittäin kätevän, erityisesti niille, jotka haluavat pitää kaikki yhteydet yhdessä sovelluksessa.

Videopuhelut ovat erityisen laadukkaita, mikä on hienoa, kun haluat nähdä ystäväsi kasvot selkeästi, vaikka he olisivatkin toisella puolella maailmaa. Äänipuhelut ovat myös kristallinkirkkaita, joten sinun ei tarvitse huutaa kuullaksesi toisen osapuolen.

Ryhmät ja yhteisöt

DNA Call tarjoaa mahdollisuuden luoda ryhmiä ja yhteisöjä, joissa voit jakaa kokemuksia ja keskustella mielenkiintoisista aiheista. Tämä on erityisen kätevää, jos haluat pysyä yhteydessä esimerkiksi perheen tai työkavereiden kanssa.

Voit helposti lisätä tai poistaa jäseniä ryhmistä, ja keskustelut pysyvät järjestyksessä. Mitä muuta voisit toivoa?

Tietoturva ja yksityisyys

Yksityisyys on nykyään kaikille tärkeää, ja DNA Call ottaa sen vakavasti. Kaikki viestit ja puhelut ovat salattuja, joten voit olla varma, että tietosi pysyvät turvassa. Tämä on iso plussa, varsinkin kun monet sovellukset eivät tarjoa samaa tasoa tietoturvaa.

Voit myös asettaa yksityisyysasetukset omien mieltymystesi mukaan, mikä antaa sinulle täydellisen hallinnan siitä, kuka näkee tietosi ja miten niitä käytetään.

Muutama sana lopuksi

Loppujen lopuksi, DNA Call on sovellus, joka yhdistää kaikki tärkeimmät viestintäominaisuudet yhdeksi helppokäyttöiseksi paketiksi. Se on täydellinen valinta niille, jotka haluavat pitää yhteyttä ystäviin ja perheeseen helposti ja turvallisesti.

Jos et ole vielä kokeillut, suosittelen lämpimästi lataamaan sen ja antamaan sille mahdollisuuden. Voit olla varma, ettet tule pettymään!